如今,“知识”越来越以核心竞争力的姿态进入法律人的视野。面对越来越多、更新越来越快的知识,只有做好知识管理才能更加有效地了解知识和运用知识,从而创造收益。法务部门同律所一样,对于有效的知识管理都有着切实的需求。目前许多律所已经有意识地去构建自身的知识管理体系。那么法务部门应当如何进行知识管理呢?本期天同诉讼圈(tiantongsusong)的法务圈栏目推荐的这篇文章就对法务部门如何借鉴律所知识管理的经验进行了介绍和分析。
文/ 孙娉 天同律师事务所
什么是知识管理?
根据维基百科的解释,知识管理(KM/Knowledge Management)是指在组织中构建一个量化与质化的知识系统,让组织中的资讯与知识,通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创造等过程,不断地回馈到知识系统里,形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环,在企业组织中成为管理与应用的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以应变市场的变化。
近些年来,知识管理在律所中也愈来愈受到重视,许多律所纷纷建立起了专门的知识管理部门,也涌现了不少专业支持律师(PSL/Professional Support Lawyer),而且很多还做到了合伙人级别。知识管理共享是律所引以为傲的资产,合伙人们也在绞尽脑汁激励员工为知识管理多做贡献。目前中国律所的知识管理主要注重的还是知识的存储与分享,大致为以下内容:
知识积累:积累的前提是采集到所需要的知识,这需要律所配备专业的人才、技术及设施来实时监测行业的信息动态和发展情况,以捕获所需要的智力资本,并将这些信息转化成为有用的、可重复使用的知识。知识积累同时需要确保所内的法律工具和资源处于行业前沿水平。
知识共享:积累的知识还需要进一步沉淀。一般律所都会建立专业的法律数据库,将这些智力成果提供给那些随时需要的人,在所内实现知识共享与协作。知识共享能一定程度地精简流程、提高办事效率。建立行业领先的法律文本库已成为许多律所的战略发展目标。
知识交流:专业支持律师(PSL)会根据采集的知识进行进一步的法律研究。他们通常具有多年的法律从业经验,不仅仅是对律所自身业务,对整个行业也都有宏观把握。律师知识管理部门往往还会组织线上线下培训讲座并进行相应的市场拓展,与同行以及客户保持交流,并根据客户不断变化的需求提供创新法律服务。
为什么法务需要知识管理
惠普(Hewlett Packard)的创始人之一卢·普拉特(Lew Platt)有一句脍炙人口的名言“惠普如果能够早些了解自己需要了解的东西,可以比现在的盈利大三倍”(If only HP knew what HP knows, we would be three times more productive),这句话被许多诸如IBM这样的企业广泛引用。普拉特所表达的就是“知识管理”的重要性。
“知识”向来是企业的核心竞争力之一,法务部门同样需要像律所一样进行知识管理,甚至需要更多的关注。知识管理不仅仅是归档案卷材料,更多的是对以往智力成果的总结和升华。法务部门可以通过知识管理节省时间和成本、提升服务质量,同时加强团队凝聚力。实践证明,法务部门知识管理做得好的企业,能更有效率地进行市场开拓,提高业务能力并获得稳定发展。惠普以及许多企业都通过使用知识管理工具取得了傲人业绩。毋庸置疑知识管理是个能让法务部和企业共享成果的正确决策。
法务部门借鉴律所知识管理经验
律所知识管理与法务部门知识管理存在许多不同之处。对律所来说,知识管理有助于获取和保持业务。对于法务部门而言,知识管理更多的是利于部门有效率和有成果地运作。“知识”不仅仅是一些简单的数据或信息。知识是将许多不同的内容、经验和判断聚合在一起,构成一个体系来评估和吸收新的信息,是一个智慧的集合体。法务部门进行知识管理有以下途径:
1、发展部门“知识资产”。法务部门通常已经有了一些内部文件,对处理一些常规事务作了指导和说明。这些文件可以进行完善和扩充,对合同条款等提供一些更为详尽的解释,并为此类文件设定一些固定模板。诸如交易备忘录、常问问题、法律意见书、PPT和培训材料都可以作为一种“知识资产”在部门进行存储。另外法务们也需要进行法律研究,追踪前沿法律问题,特别是那些跟行业相关的热点、难点问题,这些信息沉淀下来同样也是难得的部门专属“知识资产”。
2、建立知识管理数据库。法务部门的标准化文件、合同审核经验、制度规范等都可以进行知识管理。这个数据库不仅仅是部门内部知识成果的集合,还包括业务部门等其它部门以及外部合作律所和机构的所有有效资源。这些信息按照专业分类纳入知识管理系统并将不断保持更新。这对法务部门乃至整个企业实现业务流程化、服务标准化、管理信息化都有诸多好处。同时专业数据库的建立可以实现对知识的整理分类,提高知识检索能力和工作效率。
3、采用专业工具来进行知识管理。网络时代,不少协作办公软件也应运而生。法务部门可以通过一系列专业工具来辅助部门实现知识管理。目前企业用得比较多的有思维导图、印象笔记、钉钉等。这些软件各有优势,但都能不同程度固定知识成果。
4、建立资源共享的环境和有效机制。法务部门可以将最新研究和案件情况总结等更新到网站或者刊物上,让外界了解其工作动态,以便更好地进行资源的交流与共享。同时法务部可以根据业务部门的需求,为其提供一些获取资源的简易途径。同时法务部门可以制定下一步发展计划和预算报告并定期发布在企业内部网站。法务部要加强内部互动性和开放性,以凝聚团队力量,促进法务部门与其它部门的沟通,推动同事之间采集和分享部门的知识和专长,实现更好的交流。
5、组织有关的技术咨询和相关培训。法务部在企业中虽然不是核心部门,但同样是企业里非常有价值的存在。培训是将现有的知识系统化和公开化最直接有效的方式之一,法务部门通过定期举办各类主题的研讨会,可以实现知识的再次传播。
除了上述方法,反过来说,法务部门从律所知识管理的失败之处也能汲取不少经验教训。另外,法务部门可以要求合作律所律师协助进行知识管理,譬如提供有关建议、帮助制定部门发展策略或计划、工具和资源协作以确保双方工作效率等。法务部门应该不仅仅是站在法律的角度,同时要站在企业的角度来分析新的发展变化,根据内部情况和外部环境的变化对部门知识管理成果逐步改进。总而言之,知识管理是一场长期的“修行”。